Im privaten Umfeld ist Microsoft Sharepoint relativ unbekannt, für viele Firmen ist Sharepoint jedoch schon zum zentralen Speicherplatz geworden, das die Zusammenarbeit in Projekten sehr stark vereinfacht.

Durch Funktionalitäten wie Versionierung von Microsoft Office Dokumenten, Workflows für Freigaben und Reviews und der Tatsache, dass man als Anwender bloß Internet Explorer benötigt, macht Sharepoint zum idealen Instrument für Projekte aller Art. Eine erste Einführung in Sharepoint für Projektmanagement bietet “Sharepoint for Project Management“, wobei Dux auf die wichtigsten Standardfunktionen von Sharepoint eingeht und diese in kleinen “Workshops” erklärt.

Dux spricht von Sharepoint im Zusammenhang mit Projektmanagement als PMIS (Project Management Information System) welches als ideales Instrument leicht in Unternehmen eingeführt werden kann.

Die wichtigsten Theman habe ich in der folgenden Liste zusammengefasst.

• Man lernt die wichtigsten Projektmanagement-Techniken mithilfe von Sharepoint umzusetzen
• Es wird dargestellt wie man die Zugriffsberechtigungen für Projekt-Teammitglieder und Stakeholder richtig vergibt
• Die Zentralisierung von Projekt-Dokumentation und Versionierung von einzelnen Dokumenten ist ein wichtiges Thema
• Automatisierung von Projekt-Reporting und Erstellung von Statusberichten mithilfe von Sharepoint als PMIS
• Projektpläne, Änderungen und Risiken können mit Sharepoint verwaltet werden
• Programme wie Excel, Word, Powerpoint und Outlook werden vollständig in Sharepoint integriert

Sharepoint macht den Anschein, also ob man sich durch Durchklicken und Ausprobieren die Anschaffung von Büchern, Kursen oder Consulting ersparen kann. Diese Meinung kann ich nicht bestätigen – professionell eingesetzt ist Sharepoint ein komplexes Thema, bei dem man sehr viel falsch machen kann, was sich im Nachhinein nur mit hohem Aufwand wieder gut machen lässt. Deshalb rate ich dazu, sich zuerst zu informieren, dann zu planen und dann Profis zu engagieren, die bereits Erfahrung mit Sharepoint gemacht haben.

Im Rahmen meiner beruflichen Tätigkeit habe ich mich sowohl mit dem Buch als auch mit Sharepoint als PMIS beschäftigen können und möchte dieses Buch damit allen Neueinsteigern empfehlen.

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Das Buch zeichnet sich durch extrem hohen Praxisbezug aus, was sich im Auslassen klassischer Projektmanagement-Methoden bemerkbar macht. Es ist keine Rede von Gant-Diagrammen oder MS-Projekt, es geht um Probleme und Herausforderungen mit denen jeder PM zu kämpfen hat.

IT-Projektmanagement

Endlich räumt ein Autor mit dem Märchen der Zeitpläne auf und traut sich auszusprechen, was viele nicht einmal glauben: Zeitpläne sind bestenfalls Schätzungen die natürlich mit Wahrscheinlichkeiten versehen sind. Wenn diese Wahrscheinlichkeiten sequentiell verknüpft sind, also hintereinander zum Tragen kommen können, dann muß man sie multiplizieren. Was heisst das? Wenn nach dem Ereignis A (Eintrittswahrscheinlichkeit 0,5) das Ereignis B (ebenfalls 0,5 – also 50%) folgt, damit Ereignis C eintritt, ist die Wahrscheinlichkeit von C 0,25 also nur mehr 25%.

Ebenso unterscheidet Scott zwischen Vermutungen, Schätzungen und exakten Analysen und sorgt dafür, dass man versteht was es heisst mit einer Schätzung zu leben. Schätzungen sind die Basis für die Arbeit eines jeden PM, schätzen ist schwierig und Zeitpläne scheitern oft. Das ist also normal, aber man kann vorsorgen. Und damit ist bei Scott kein blauäugiges, einfaches Führen von Listen gemeint, sondern sauberes Design und realistisches Schätzen.

Scott versucht in dem Buch auch die Brücke zwischen Business, Technik und Kundenwunsch zu schlagen, ein Vorhaben, dass in vielen Firmen fehlschlägt – meistens sind daran aber nicht die “Firmen” schuld, sondern langjährig gepflegte Vorurteile. Und da möchte ich weder die Wirschaftler noch die Techniker aus der Verantwortung nehmen diese Vorurteile abzubauen.

In “Die Kunst des IT-Projektmanagements” kommen noch viele wirklich inspirierende Tipps vor, die man wirklich in der Praxis einsetzen kann. Fast schon magisch wirken kleine Änderungen, die vom sonst so starren Weg abweichen – Mut und Willen vorausgesetzt.

Fazit: muß man als erfolgreicher IT-PM gelesen und verstanden haben.

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Aber wenn man sich selbst die folgenden Worte sagen hört, dann ist man gerade dabei sich ein Loch zu graben, aus dem man nur mehr schwer  hinauskommt:

• Wir werden es einfach versuchen…
• Es sollte möglich sein, dass wir das schaffen…
• Wir schaffen das schon irgendwie…
• Wir hoffen das beste…
• Wir brauchen ja nur…
• Wir machen einfach Multitasking…
• Wir werden schon irgendwo Ressourcen finden…

Diese Phrasen sagen oft dasselbe aus, nämlich: “Wir können dieses unmögliche Vorhaben nicht schaffen, aber wir versuchen es trotzdem. Wir nehmen das Risiko auf uns und verschieben eine unangenehme Diskussion auf später.”

Das ist die Voraussetzung für eine Projektkrise, oder dem Scheitern des Projekts. Anstatt der oben angeführten hohlen Ausweich-Phrasen empfehle ich die folgenden Aussagen:

• Ich weiß nicht, wie wir das schaffen sollen.
• Ich möchte nichts versprechen, was wir nicht liefern können. Ich glaube wir können folgendes schaffen.
• Ich werde mir gemeinesam mit meinem Team ansehen, was wir schaffen können.
• Wir werden die wichtigsten Features zuerst bearbeiten und regelmäßig (Intervall einsetzen) die fertiggestellten Features präsentieren.

Die auf solche Aussagen folgende Unterhaltung wird sicher nicht angenehm, aber wenigstens werden Sie und Ihr Gegenüber der Wahrheit in die Augen schauen. So eine unangenehme, aber notwendige Unterhaltung vor sich her zu schieben, verzögert nur den Schmerz und sorgt dafür, dass die wenigen Optionen weniger werden.

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